Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

Затверджено:

рішенням зборів суддів Первомайського

міськрайонного суду Миколаївської області

№ 6 від 10 серпня 2015 року,

зі змінами, внесеними рішенням зборів суддів №7

від 25.05.2017 року

Засади використання автоматизованої системи

документообігу в Первомайському міськрайонному суді Миколаївської області.

І. Загальні положення.

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу в Первомайському  міськрайонному суді Миколаївської області (далі Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України і Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02 квітня 2015 року № 25 і погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02 квітня 2015 року № 45, з наступними змінами.

1.2. У випадках, які не передбачені зазначеними Засадами, порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Первомайському міськрайонному суді Миколаївської області здійснюється за правилами, визначеними Положенням про автоматизовану систему документообігу суду (далі Положення).

1.3. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Первомайському міськрайонному суді Миколаївської області та організацію своєчасного внесення до неї необхідних відомостей несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.

1.4. У разі внесення змін до Засад збори суддів відповідного суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

(Засади доповнено пунктом 1.4. згідно з рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

ІІ. Особливості загального порядку функціонування автоматизованої системи.

2.1. Поряд із забезпеченням автоматизованою системою автоматизації технологічних процесів обробки інформації, зазначених у розділі ІІ Положення, контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді, голови суду про закінчення цих строків, а також виготовлення і видача копій судових рішень на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, у тому числі надсилання заінтересованим особам оригіналів електронних судових рішень, відправлення їх до ЄДРСР тощо у Первомайському міськрайонному суді Миколаївської області покладається на користувачів автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу здійснюється технічним адміністратором.

2.2. Електронні примірники документів, виготовлених у суді, створюються в автоматизованій системі із застосуванням ЕЦП не пізніше наступного робочого дня після їх виготовлення.

2.3 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України «Про доступ до судових рішень».

2.4 Списки судових справ, призначених до розгляду, автоматично розподілених справ формуються автоматично і розміщуються у спеціально відведених для цього місцях у приміщенні суду та на офіційному веб-сайті суду для публічного ознайомлення.

Крім того, на веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється інформація згідно п. 2.8.5 Положення, з урахуванням змін до Положення, чинних на день оприлюднення.

Обов’язок по контролю за змінами, які вносяться до Положення, та їх своєчасному застосуванню покладається на керівника апарату суду.

2.5. Відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до ЄДРСР, вносяться до автоматизованої системи визначеними керівником апарату особами відповідно до їх функціональних обов’язків або головуючим суддею не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту судового рішення, а у разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили.

ІІІ. Реєстрація справ і матеріалів.

3.1. Вхідна кореспонденція, у тому числі судові справи та процесуальні документи, реєструються в автоматизованій системі в день їх надходження.

У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, вона реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду, за усним погодженням з головою суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

ІV. Особливості розподілу справ між суддями і формування колегій суддів для розгляду судових справ.

4.1. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

(пункт 4.1. викладено в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

4.2. Пакетний автоматизований розподіл судових справ здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки), погодженим з головою суду, у необхідних випадках.

(пункт 4.2. викладено в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

4.2.1 Додати до списку комп'ютерної програми документообігу загальних судів "Д3", яка функціонує в Первомайському міськрайонному суді Миколаївської області, спеціалізацію суддів з розгляду кримінальних справ за ст.31 ч.9 п.1 КПК України, яку не встановлювати суддям, які мають стаж роботи на посаді судді менше 5 років.Назву спеціалізації встановити наступну: розгляд кримінальних справ за ст.31 ч.9 п.1 КПК України.

(пункт 4.2.1 викладено в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів від 02.11.2017 р.)

4.3. Не розподіляються щодо конкретного судді справи, що надійшли:

         за два місяці до закінчення повноважень судді;

         за 3 тижні, тобто 21 календарний день до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів;

         за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 календарних днів;

         у період відпустки судді;

         за один робочий день до відрядження, направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях  (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше 7 календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

         під час тимчасової непрацездатності судді;

         за один робочий день до направлення судді для участі у діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

         у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

         в інших передбачених законом випадках, коли суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, а саме за наявності безумовних підстав для самовідводу судді – обставин, передбачених п. п.1,2 ч.1 ст. 75 КПК України, ч.1 ст. 76 КПК України, п.п. 1,3 ч.1 ст. 20 ЦПК України, ч.1 ст. 21 ЦПК України, п.п. 1,3 ч. 1 ст. 27 КАС України, ч. 1 ст. 28 КАС України, які можливо виявити при внесенні даних вхідної реєстрації судових справ користувачами автоматизованої системи.

Відповідальність за належне опрацювання даних вхідної кореспонденції, в тому числі процесуальних документів, покладається на користувачів автоматизованої системи, які здійснюють реєстрацію вхідної кореспонденції, відповідно до їх функціональних обов’язків.

 4.4. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються справи і матеріали, визначені у п. п. 2.3.43 - 2.3.45 Положення.

4.4.1. У разі надходження апеляційних (касаційних) скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі скарги передаються раніше визначеному головуючому судді, якщо провадження не закінчено.

(Засади доповнено підпунктом 4.4.1. згідно з рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

4.4.2. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді у випадках, передбачених п.п 4.4. та 4.4.1. цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, що виконує його обов’язки), що додається до матеріалів справи.

(Засади доповнено підпунктом 4.4.2. згідно з рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

4.5. На початку кожного робочого дня, перед автоматичним розподілом судових справ, керівник відділу кадрової роботи надає керівнику апарату суду довідку про відсутність на робочому місці суддів із зазначенням підстав відсутності.

У разі невиходу судді на роботу чи неможливості подальшого протягом робочого дня перебування його на роботі з поважних причин, а також в разі видалення судді до нарадчої кімнати на час понад 4 години, суддя/помічник судді завчасно повідомляє про це керівника кадрової служби для складання довідки, яка негайно передається керівнику апарату суду для оперативного коригування даних, які використовуються при автоматичному розподілі справ.

4.6. Визначення судді-доповідача у справі здійснюється автоматизованою системою за принципом випадковості з урахуванням визначеної зборами суддів спеціалізації.

4.6.1. Судді, повноваження яких закінчилися або ті, які не вправі повторно брати участь у розгляді справ, при автоматизованому розподілі не враховуються.

4.6.2. У разі задоволення відводу або самовідводу головуючого судді чи всього складу суду, або коли головуючий суддя у передбачених законом та інших випадках не може продовжувати розгляд справи, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (перебування на лікарняному більше 21 дня, безперервна відпустка більше 40 календарних днів, призов до лав ЗСУ тощо), а також у випадках помилково визначеної спеціалізації, неправильного налаштування табеля обліку робочих днів суддів, припинення повноважень головуючого судді тощо, - здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ без урахування цього судді за резолюцією голови суду і письмовим розпорядженням керівника апарату суду.

До врегулювання питання в цивільному процесуальному законодавстві та в законодавстві про адміністративні правопорушення порядку прийняття самовідводу, суддя подає заяву про самовідвід і справа направляється на повторний автоматизований розподіл.

У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо головуючого судді на строк, що не призводить до неможливості розгляду справ та матеріалів у розумні строки, повторний автоматизований розподіл не проводиться.

(підпункт 4.6.2. викладено в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.).

4.6.3. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 13 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

(Засади доповнено підпунктом 4.6.3. згідно з рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)

4.6.4. При автоматичному розподілі справ слід враховувати справу в навантаженні тільки останньому призначеному судді (колегії суддів).

(Засади доповнено підпунктом 4.6.4. згідно з рішенням зборів суддів від 25.05.2017 р.)

4.7. У випадках тривалого виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної зі здійсненням правосуддя, а також у разі виявлення значної різниці в навантаженні на суддів – автоматизований розподіл справ на відповідний період здійснюється без урахування судді зі значно більшим навантаженням за письмовим розпорядженням керівника апарату суду, виданим на підставі мотивованої заяви судді та резолюції голови суду.

4.8. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, а також у вихідні та неробочі дні розподіл справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, здійснюється серед суддів згідно з затвердженими головою суду графіками.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених вище обставин, до автоматизованої системи вноситься вся інформація щодо надходження кореспонденції та її розподіл.

V. Прикінцеві положення.

Ці Засади набрали чинності з 10 серпня 2015 року.

Зміни до Засад, затверджені рішенням зборів суддів Первомайського міськрайонного суду Миколаївської області від 28 березня 2016 року, вводяться в дію з моменту затвердження, крім положень п. 4.6.3., які       вводяться в дію з 01 серпня 2016 року.

(Прикінцеві положення викладено в редакції, затвердженій рішенням зборів суддів від 28.03.2016 р.)